Der Schreibtisch läuft über von angefangenen Aufgaben, die Menge der Arbeit erscheint als nicht zu bewältigen, ständig kommen neue Aufgaben dazu und ein Überblick über den Arbeitsumfang und den Stand der Dinge ist kaum gegeben. So oder so ähnlich könnte aus unterschiedlichen Sichtweisen die Arbeitssituation beschrieben werden und natürlich ist die zentrale Frage, wenn es denn so wäre, wie es besser gehen kann.
Seit Mitte des 20 Jahrhunderts hat Toyota sich damit beschäftig, wie Produktivität gesteigert werden kann, um wettbewerbsfähiger zu werden. Die Antwort von Toyota ist „Lean Management“ und bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Ziel ist es, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten zu vermeiden. Dazu wurde als ein Baustein das „Kanban-Prinzip“ von Taiichi Ōno 1947 entwickelt. Die Idee ist, „den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt“. [Günther Zäpfel: Strategisches Produktions-Management. 2. Auflage. Oldenbourg, 2000, S. 228]
Kanban wird heute in verschiedenen Formen in allen unternehmerischen Aufgabenstellungen erfolgreich eingesetzt und ist ein zentraler Baustein der Arbeitsorganisation. Die konsequente Transparenz ermöglicht die Potenziale der Mitarbeitenden durch Selbstwirksamkeit zu erschließen und so einen bestmöglichen Kundenservice zu erreichen.
In der einfachsten Form werden die Arbeitsschritte in den Spalten To Do, Doing, Done abgebildet. In der arbeitsteiligen Marketing- und Sales-Welt mit immer mehr Kanälen, Plattformen, Medien und Interaktionen ist dies besonders wirkungsvoll. Die Visualisierung der jeweiligen Arbeitsprozesse erfolgt dann mit detaillierten Tickets.
Die Prinzipien von Kanban
- Starte mit dem, was du jetzt machst – Schaffe Transparenz über alle Aufgaben, wie beispielsweise Social Media Kommunikation, Messeauftritte, Online-Shops, Führungskräfteveranstaltungen, Broschüren, Filmproduktion und was sonst noch so alles ansteht.
- Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderungen – Die Transparenz für alle Beteiligten ermöglicht es, Schwachstellen bei Durchlaufzeiten, Fertigstellungen oder Korrekturschleifen zu erkennen und schrittweise zu optimieren.
- Respektiere initial Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel – Die bestehende Unternehmensorganisation, Entscheidungs-, und Steuerungsstrukturen werden ebenfalls transparent abgebildet und respektiert.
Bei der Umsetzung von Agenturleistungen stehen wie bei jeder Produktion diese sechs Praktiken im Mittelpunkt von Kanban:
- Visualisiere und mache Arbeit sichtbar – Wie in einer Real-Time-Straßenkarte mit Baustellen und Staus macht das Kanban-Board die Arbeit sichtbar, gibt Orientierung und ermöglicht Optimierungen durch Umleitungen auf optimalere Fahrstrecken (Arbeitsabläufe).
- Limitiere die WIP (= Work in Progress, parallele Arbeiten) – Stop Starting, Start Finishing ist die Devise. Multitasking und ein Berg von Aufgaben, halbfertigen Ergebnissen sind ineffizient und anstrengend. Deswegen ist die Menge der gleichzeitig zu bearbeiteten Aufgaben zu limitieren.
- Manage Flow – Im Mittelpunkt steht: Manage die Arbeit – nicht die Arbeitenden. An erster Stelle steht die Fokussierung auf die Wertgenerierung für den Kunden. Dies gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Potenziale einzubringen und zu leben.
- Mache Prozessregeln explizit – Kundendezidierte, medienspezifische und Standort-Teams arbeiten an unterschiedlichen Agenturleistungen. Regeln sind notwendig und müssen sinnvoll eingehalten werden. Das Pull-Prinzip stellt nicht nur die Wertschöpfung für den Kunden in den Mittelpunkt, sondern ermöglicht Autonomie und Selbstwirksamkeit aller Mitarbeitenden. Eigenständig übernehmen (ziehen) sich Mitarbeitende Aufgaben im Kanban Board.
- Implementiere Feedback-Mechanismen (Workflow und Organisation) – Nicht Anweisungen und Entscheidungen auf anderen Ebenen, sondern etablierte Feedback-Mechanismen im Team, wie Stand-Up-Meeting oder Retrospektiven sind das Fundament der Veränderungen.
- Führe gemeinsame Verbesserungen durch – „Der jetzige Zustand ist der Schlechteste“, so ist die Denkweise im Lean Management – Fundament des kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Welche Vorteile jede Marketing- & Kommunikationsabteilung basierend auf der Kanban-Methodik mit dem Kunden-Marketing-Management Cockpit (MMC) von ORT erzielt, erfahren Sie in dem Blogbeitrag: „Kanban: Neue Qualität der Zusammenarbeit in Marketing und Kommunikation“.
